メイン担当者の長期不在も、システム活用で乗り越える。一元化・情報のハブ化で実現した待たせない・ミスマッチのない中途採用。

採用一括かんりくんによって効果のあったポイントや現在の活用方法について管理部採用担当の秋山様と、野中様にお話をお伺いしました。

情報の分断とタイムラグが招く“不誠実さ”を払拭し、スピード感のある採用活動を行うために

── まずは、御社の事業内容と採用において大切にされている理念についてお聞かせください。

私たちは、Webサイトの企画・制作・運用支援から、ITエンジニアの派遣・紹介事業まで、幅広く手掛けています。デザイン性の高いクリエイティブな制作力と、堅牢なシステム構築力。その両軸を持っていることが、私たちの強みです。

クリエイティブとテクノロジーが交差するこの業界において、最も重要な資産は「人」にほかなりません。だからこそ採用では、スキルセットのマッチングだけでなく、「その人が当社でどう輝けるか」という定性的な側面も重視しています。

現在は主に中途採用を中心に、組織の新しい一員となる方との出会いを大切にしています。

── 「採用一括かんりくん」導入以前、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか。

採用業務における「情報の分断」と「スピード感の欠如」です。

まず情報の分断については、人材紹介会社様とのやり取りがメールや個別の連絡手段に分散することで、「誰が、どの候補者様と、どこまで話が進んでいるか」が見えづらくなっていました。弊社では、採用専任ではないメンバーが兼務で動くこともあり、少人数体制のため、代わりに対応してもらう場面もしばしばあります。その際、情報が個人のメールボックスに埋もれてしまうことは、組織として大きなリスクになります。

もう一つ、「スピード感の欠如」を痛感していたのが、自社サイトにおける求人情報の更新です。これまでは求人内容を一つ修正するにも、社内の制作部署へ依頼し、反映されるまで待つという「タイムラグ」がどうしても発生していました。「今、この瞬間に欲しい人材」の要件が変わっているのに、Webサイト上の情報を即座に書き換えることができませんでした。結果として古い情報のままミスマッチな応募が発生し、候補者様にも紹介会社様にも無用な時間を割かせてしまっていました。

「本来向き合うべきは候補者様なのに、社内調整や情報整理に追われている」そんな構造的な煩雑さを感じていました。

「待たせない」ことは、最大の誠実さ。デジタルで手間を省くからこそ、候補者に向き合う採用を実現

── 導入後、どのような効果を感じていますか？

効果として感じているのは、「採用に関わるメンバーが、同じ解像度で候補者様と向き合えるようになった」ことです。

現在、メインの人事担当が育休に入っており、管理部門の私と、兼任で情報セキュリティを担う担当者の2名体制で採用を回しています。引き継ぎや情報の断絶で混乱が起きてもおかしくない状況ですが、「採用一括かんりくん」が情報のハブになることで、スムーズな連携が実現できています。

具体的には、候補者様とのやり取りがすべて一元化されたことで、片方が不在の時でも、他のメンバーが状況を即座に把握し、対応できるようになりました。特に「メモ機能」はよく活用しています。

私たちは複数名で採用を進めているため、情報共有がうまくできていないと、片方が休暇の際などに「別の担当者がどのような対応をしたか分からず、候補者様や紹介会社様をお待たせしてしまう」というリスクが生まれます。

そのため、対応履歴や細かなニュアンスを必ず「メモ機能」に残す運用を徹底しています。これにより、担当者が不在でもメモを見れば「こういう経緯があった」とすぐに把握でき、チームとして滞りなく対応できます。選考の判断軸や候補者様の細かな情報を正しく共有できることは、認識違いによるミスマッチや機会損失を防ぐことにもつながっていると感じます。

担当者が変わっても文脈が途切れず、一貫性のある対応が可能になる。そのこと自体が、候補者様に対する「誠実さ」を担保する基盤になっています。

また、求人ページ作成機能を活用し、コーポレートサイトの採用ページをシステムと連携させました。「かんりくん」ではノーコードで求人ページを作成できるため、制作部署を介さず、人事側で瞬時に情報の修正・反映が可能になりました。

応募状況やターゲットのマッチ度を見ながら、「歓迎要件を必須要件に変えたい」「ターゲットに響く文言に変えたい」といった細かな修正もすぐに対応できます。リアルタイムで要件を適正化できるため、紹介会社様との認識のズレを減らし、候補者様とのミスマッチを未然に防ぐことにもつながっています。

結果として、問い合わせ対応の工数が減っただけでなく、これまで更新作業をお願いしていた他部署の工数削減にもつながりました。メールや個別の連絡手段でやり取りしていた頃のように情報が散らばることもなく、「ここを見ればすべて把握できる」という状態をつくれています。

そして、中途採用では同時期に複数の求人を扱い、変更のタイミングなどで複数の求人ページを開いて編集作業を行うことがあります。そのため私も複数の候補者情報を見るのですが、求人ごとに「色分け」されて表示されるUIが、直感的な判断を助けてくれています。

「あ、これはあの案件の候補者だな」と一瞬で判断できる。些細なことのようですが、忙しい業務の合間に採用に関わる現場の人間にとって、こうした「思考のノイズ」を減らしてくれる設計は非常にありがたいですね。

── 効率化が進んだことで、採用活動に変化はありましたか。

候補者を「待たせない」状態を作ることができています。 システム上の「未読カウンター」を常に意識し、紹介会社様からの推薦や連絡に対しては、原則2〜3日以内にレスポンスを返すことをルール化しています。

システムのおかげで事務的な手間を減らしつつ連絡できるようになり、シンプルさや機能によって「スピード」にこだわれるようになりました。どれだけ良いことを言っていても、連絡が遅い会社は信頼されません。デジタルツールを使いこなしてこそ、人間味のある信頼構築に注力できます。

また今後は、蓄積されたデータを活用し、「惜しくも採用に至らなかったが、入社してほしい人材」にフラグ付けを行うなど、一度の接点で終わらせず、数年後にまたご縁がつながるような採用活動を目指しています。

── 最後に、今後の展望をお聞かせください。

現在は「守り」の運用で手一杯な部分もありますが、今後はより「攻め」の採用にも着手していきたいと考えています。 AIの活用や、日程調整の自動化など、アップデートされていく機能を積極的に取り入れ、さらなる工数削減を目指します。そして、そこで生まれた時間を、候補者様の真の魅力を見抜くための面接や、入社後のフォローアップに充てていきたいです。

システムはあくまで道具ですが、それをどう使うかに企業の意思が宿ります。育休中のメンバーが戻ってきたとき、「採用チーム、強くなったね」と言ってもらえるよう、これからより活用を進めていきたいです。