採用一括かんりくんは採用の内制化に必要不可欠！コストの削減も実現。

管理システムを導入しようと思った目的を教えてください。

採用管理システムを導入しようと考えた目的は3つありました。
1つ目の目的は採用業務工数の削減です。採用管理システムの導入前は人事が1人で採用業務全般を行っていたため、人事にかかる業務の負担はとても大きくなっていました。管理システム導入以前は人材支援会社を利用しており、採用のやり取りが社内で完結しないことによる業務工数に加えて費用も嵩んでいました。
2つ目はESや履歴書などの紙媒体管理を電子化し、データを分析して活用したいと考えたことです。
3つ目はコストの削減です。
会社説明会の日程調整や参加確認、メールでの連絡など現在採用一括かんりくんの自動化で対応している部分を採用支援事業のサポートの方に費用を払ってお願いしていました。この業務がシステムで代替できるという可能性から、コストを見直し/削減したいと考えたことがきっかけとなりました。

きっかけや背景があれば教えてください。

また、背景としては新型コロナウイルスの流行があり、この流行に伴いオンラインの活用が主流になったことで、オンラインコンテンツによる参加率の推移などより詳細に分析をしていきたいと考えました。

当時かかっていた採用単価について教えてください

1年間で採用の支援事業に2,700（千円）程度で、これに加えて、ナビサイトの掲載費用も掛かっていました。全て合わせると、総額8,000（千円）程度掛かっていましたね。
採用一括かんりくんで全てカバーができたことが乗り換えの決定打になった1つの理由です。

採用支援事業の方にお任せしていた業務で具体的に工数を感じていた部分について教えてください。

まずは変更に時間がかかる点です。
弊社と学生の間に採用支援事業の方が間に入る形で介在するために、一度お願いしたものを変更するとなると追加で2,3度はやり取りが発生していました。
日程調整を例に出すと、一度決まった日程を学生がキャンセルしたい場合、学生から支援会社、支援会社から弊社、また弊社から支援会社、そして支援会社から学生へとやり取りが発生してしまいます。
また、イレギュラー対応にはなかなかすぐに対応いただけないこともあったので、結果的に弊社で工数がかかることもありました。

自分たちで管理、操作できると学生さんにも負担がないと考えましたし、自動化ができるのであれば我々も負担が軽減するのではないかと思いました。
なので、「自動化」は検討の大きなポイントになっていましたね。

採用一括かんりくんを導入したことにより、どのような業務が削減できたか教えてください。

はい、下記の4点で業務が削減できています。

1：学生の選考合否連絡をメールで一人ひとりしていたのですが、一斉送信で対応できるようになりました。
2：イベント日程の調整。座談会などはメールや電話で日程変更の対応に時間がかかっていました。採用一括かんりくんでは一度設定をしてしまえば自分で変更もできますし学生側で変更をできるのでほとんど工数はかかっていません。
3：動画の説明会の申込を一人一人返信対応をしていたのですが、こちらも一度設定をしてしまえば学生がアクションをしたら自動で返信が返せるようになっています。
4：学生のステータス管理も各段階の合否やフォロー連絡はExcelで管理して、学生さんからのアクションによって、Excelのフローを変更したりメール対応をしていました。採用一括かんりくんではステータスの変更によってシステム上で自動返信できています。

どのような効果がありましたか？
コストが大幅に削減できたことと、数値などではお答えできないのですが、自動化やLINEを利用することによって歩留まりが向上した点で効果を感じています。

具体的にどのような機能で効果を感じたか教えてください。

効果を感じた機能は3つあります。

1点目はLINE連携の機能で、一番効果を感じています。
実際にLINEを利用して採用した入社メンバーに聞いたところ、
・LINEでの連絡は見落とすことが少ない
・過去にさかのぼって簡単に履歴を確認することができる
という2点で良かったと聞いています。
また弊社の規模感ですと、マイページを作る効果を感じにくいと考えていました。LINEのリッチメニューでも同じような機能を有しており、学生も心理的ハードルが下がるのではないかと思い、その点でもLINEを利用して良かったと考えています。


2点目は日程調整、予約の機能です。
導入以前はメールや電話が中心だったのですが、自動化できることによって工数がかなり減り、予約の変更や辞退もスムーズに行える様になりました。

3点目はオートメーション機能です。
ES提出の案内や返信、予約の返信など通常の設定では難しいような所を、学生のステータスによって細かく自動で対応できるように設定できています。

採用一括かんりくんを選んだ決め手を教えてください。

LINEが使える点と、1つしかナビサイトを使っていないのでシンプルな管理システムがいいと考えていました。
上記に併せて費用感と自動化の点で選定しました。ほとんどの採用管理システムで自動化出来ますが、デモなどを確認して一番シンプルにできると感じたためです。
また、初年度は、リッチメニューを上手く活用出来ていなかったのですが、HRクラウドさんの開催するユーザー会でリッチメニューの活用方法を他の企業さんから教えていただく機会があり、2年目は、上手く活用できたと感じています。
サポートの厚さにもとても満足しています。

採用一括かんりくんを利用してみての所感を教えてください。

採用管理システムは採用一括かんりくんしか利用したことがないのですが、社内に様々なシステムがある中で、これだけ使いやすいシステムはなかなかないんじゃないかなと思っています。
それは、採用一括かんりくんを利用するどんな作業を取り上げても使いやすい仕様になっていると感じているためです。

引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。

貴重なお話をありがとうございました！