ExcelからATSへ。業務効率化とデータ戦略の基盤を構築し、採用目標を達成できる仕組み化を実現

タカマツハウス株式会社様は、事業拡大に伴う採用目標増加に合わせて採用活動の効率化を目的に、クラウド型採用管理システム『採用一括かんりくん』を導入いただきました。実際に効果のあった点や、有効な活用方法について、人事部の馬場様と大澤様にお話を伺いました。

事業の拡大に合わせた組織の拡大を担う新卒採用の「採用基盤」を構築

採用管理システム（ATS）を導入しようと思った背景について教えてください。

弊社ではもともと中途採用が中心でしたが、事業拡大を進める中で社員数を増やしていく必要があり、新卒採用を始めることになりました。新卒採用を開始した当初は、Excelで採用管理を行っており、ATSの導入には至っておりませんでした。

しかし、採用目標人数が増え、エントリー数も増加させる必要がある状況で、社員と派遣の2人体制では、Excelだけでの管理が非常に困難であることが判明し、ATS導入を検討することになりました。

導入前に抱えていた課題の具体的な場面を教えてください。

具体的に課題を感じていた場面は、「学生とやり取りをする場面」、「分析が必要な場面」、「紹介会社とのやり取りの場面」です。

まず、「学生とやり取りをする場面」では、漏れは少なかったものの、確認作業や連絡までに時間がかかる点がとても非効率でした。弊社では主にGmailを利用して学生と連絡を取っていましたが、特定の学生とのやり取りを探す際に検索機能を使う必要があり、すぐに情報を見つけられず埋もれてしまうことも頻繁にありました。また、学生も日常的にメールを活用しているわけではないため、Excelで連絡対象者を確認する手間が生じました。さらに、説明会や選考をオンラインで実施していたため、ZoomのURL発行も課題となっていました。学生ごと、選考ごとに都度URLを発行し、メールにURLを貼り付けて連絡し、担当者のカレンダーにもURLを記載するといった作業が必要でした。これらの作業により、学生との選考確定から実施までには非常に多くの手間がかかっていました。

次に、「分析が必要な場面」では、視覚的に見やすくする工夫はしていたものの、正確な数値を把握するためには一つひとつ手作業で集計する必要があり、時間と労力がかかる点が大きな課題でした。どの採用段階でどれだけの学生が選考に進んでいるのか、辞退しているのか、どの学校からの応募が多いのか、どのような経路で弊社を知ったのかといった情報を一目で確認できる仕組みがありませんでした。そのため、分析の際には都度Excelなどでデータを計算する必要があり、非常に手間がかかっていました。

最後に、「紹介会社とのやり取りの場面」では、推薦された候補者ごとの選考結果やフィードバックの管理や都度連絡をする工数に時間がかかっていました。例えば、「Aエージェントの推薦候補者とのやり取りを探したい」と思った際に、やり取りを探すことに時間がかかることもありました。

選定の決め手について教えてください。

決め手は主に2つありました。検討のきっかけとなった課題を解決するために必要な機能は他社様に備わっていましたが、以下の2点が選定の決め手となりました。

1つ目は、UIのシンプルさです。「採用一括かんりくん」のUIは、学生の選考フロー遷移率や進捗状況が一目で分かるように可視化されており、必要な情報をすぐに把握できる点が優れていました。例えば、カーソルを合わせるとポップアップで詳細情報が表示される仕組みなど、操作性が高く直感的に使える点が特徴的です。また、採用担当者以外にも採用に関わる社員がいるため、社員全体を巻き込みスピード感を持って採用に取り組むには、このシンプルで分かりやすいUIが適しているなと感じました。この点が採用の仕組みを改善する上で非常に有効だと判断しました。

2つ目は、LINEとの連携機能です。いくつか比較検討したツールの中で、最も充実したLINE連携機能を備えていました。弊社では認知拡大を目的に、YouTubeやInstagramなどSNSの露出を増やしている最中であり、LINEも今後の活用が見込める点が非常に魅力的でした。LINEを通じたコミュニケーションは学生にとっても馴染みやすく、効率的な連絡手段として期待しています。

採用体制は変わらず、2倍の候補者に向き合える仕組みに

採用一括かんりくん導入後の効果について教えてください。

工数削減ができたことにより他の業務に充てる時間が増え、選考状況が可視化されることで採用活動全体が円滑に進むようになりました。特に、1期通して活用した25卒採用ではエントリー数が1,000名以上と24卒の倍以上のエントリーを獲得しましたが、採用体制は2名のままで、採用目標を無事達成することができました。Excelで現在のエントリー数である1,000名以上の応募者情報を管理していた場合、対応しきれなかった可能性があります。

面接の多い日には1日に6〜7件の面接を実施することが可能になり、その後の評価入力作業もシステムに入力するだけで候補者情報に自動反映・格納される仕組みにより、管理作業が大幅に効率化されています。その結果、採用担当者が面接自体に集中でき、質の高い採用活動も維持できています。

具体的に工数を感じていた3つの場面でも効果を感じられていますか？

そうですね、効果を感じています。

まず、「学生とやり取りをする場面」では、ZoomのURLを自動生成できる機能や、一斉メール配信機能を活用することで工数削減が実現しました。学生全員に同じ内容のメールを送信する際、名前を自動で差し替えることができるため、以前は都度行っていた内容確認の手間がほとんどなくなりました。また、ZoomのURLが自動生成されるため、誤入力や貼り付けミスといったヒューマンエラーを心配する必要もなくなり、手間が解消されました。

次に「分析が必要な場面」で感じていた課題も解決され、選考状況をリアルタイムで把握できるようになり、正確な数字で歩留まりを確認して施策を行うことができています。例えば、エントリーはしたものの説明会を予約していない学生を特定し、一括で再案内メールを送るといった迅速な対応が可能となりました。このように、課題が発生しそうなポイントに即座に対応策を講じられる点で大きな効果を生んでいると考えています。

最後に、「紹介会社とのやり取りの場面」では、エージェント連携機能を活用することで一括で複数のエージェントに日程追加などの連絡ができるようになるなど、手間が大幅に削減されました。加えて、カレンダーを共有できたり、候補者情報を更新すると、エージェント画面にもその情報がリアルタイムで情報が反映されるため、エージェントと同じ認識で採用を進めることができ、スピード感を持って対応できるようになっています。

採用は人生の分岐点。細部へのこだわりの先に、一人ひとりに価値ある採用体験を

採用一括かんりくんを用いたからこそ可能になった採用におけるこだわりのポイントはありますか？

候補者評価の設計の仕方においてこだわって活用できています。

弊社では評価において、構造化した評価の徹底をおこなっています。評価機能を活用して、10個以上の評価項目を設定し、それぞれについて5段階評価を行っています。さらには具体的な評価基準を設定し、段階ごとの明確な指標を設けています。

このような細分化と基準の具体化によって、評価が主観に偏らず、統一された判断を下せるようになっています。また、これらの評価データは、合否の判断に迷った際や、内定を出す候補者の選定時に活用しています。内定候補者と比較したり、総合的な評価結果を振り返ることで、複数の採用担当者が関わる場合でも感覚ではないデータを基にした判断が可能となっています。

評価はスピード感も重要視しているため、評価の入力状況を可視化し、入力の徹底をおこなっています。できるだけ早く学生に通知をしたいと考えているためです。最終評価を担当する方の入力が遅れると、最終決定が遅れ、スピード感が損なわれる可能性があります。採用一括かんりくんの未入力の評価が一目で把握できる仕組みにより、迅速に対応を促すことができ、意思決定のスピードも保つことが可能になっています。

今後目指している理想の採用について教えてください。

弊社はまだ規模の小さい会社であるため、まずは学生の方々への認知度向上を最重要課題としています。認知を拡大することで、より多くの学生にエントリーしていただけるよう努めていきたいと考えています。

その上で、選考の最終段階では、大手企業と弊社の間で悩まれる学生が非常に多い現状があります。そのため、学生の方々が将来を左右する重要な選択をする際に、これまで以上に寄り添い、共に考える姿勢を大切にしていきたいです。

最終的には、弊社を選んでいただければもちろん嬉しいですが、たとえそうでなかったとしても、その学生の決断を心から応援できるような関係性を築きたいと思っています。このように、選考プロセスを通じて学生一人ひとりに価値ある体験を提供し、お互いにとって意味のある出会いを創出することが、弊社の理想とする採用の在り方です。