煩雑になっていたエージェントとのやりとりを一元化。入力業務工数はゼロに

会社の発展を支えるために採用活動を効率化

御社の事業概要について教えてください

ピーエムジー株式会社では、中小企業の経営者様の悩みの1つである資金調達の方法の1つとして、ファクタリングサービスを提供しています。弊社では「売掛金早期資金化サービス」という名称で、売掛金の買い取りを行い、お客様に本来の支払い期日よりも早くお金が手元に入るサービスを提供しています。

管理システムを導入しようと考えた背景について教えてください

まずは人財戦略室の背景からにはなるのですが、新卒採用を始めたのが2021年からで、この人財戦略室という部署が立ち上がったのが2022年でした。23卒の採用から立ち上がった部署なので、2年前ですね。最初は、この会社自体に人事部がなかったため、採用チームも存在しないし採用管理システムの存在はもちろん知りませんでした。
そのため、最初は手探りでスプレッドシートやExcelを利用して、エージェントさんからご紹介いただいた学生さんの名前や大学名などを横一列に並べて一覧化していました。しかし、これでは手間がかかるため、何かシステム的なものがないかと探し始めた時に、見つけたのが採用管理システムです。
さらには、手作業のため入力漏れやケアレスミスがどうしても発生していることや、分析の部分でも自分達で入力したものを集計していたので手間がかかり、真に正しいデータとは言えないことも問題視していました。

新卒採用を始めたきっかけについても教えてください

ピーエムジー株式会社はファクタリングサービスを提供していますが、2021年に、株式会社PMG Partnersというグループ会社が設立されました。この株式会社PMG Partnersでは資金調達以外の悩みを持つお客様に対応するためのコンサルティングサービスを提供しています。中小企業のお客様は、資金調達以外にも人員確保や経理の問題で悩んでいることが多く、ピーエムジー株式会社と株式会社PMG Partnersのグループ会社が連携し、会社としても、事業としても拡大していくという方針だったためです。

手探りで手作業な採用活動から一変、採用一括かんりくんをフル活用し質を求める採用活動へ

具体的に課題を感じていた場面について教えてください。

課題を感じていた場面は、エージェントとのやり取りで、特に早急に解決したかったのは2点です。
1つ目は、エージェントとのやり取りでかかる工数、2つ目は、分析の精度が担保できなかった点です。
まず、弊社ではエージェントさんからのご紹介でのみ採用をしており、採用の管理はスプレッドシートを利用して手作業で管理していました。各メンバーごとに担当の紹介会社があり、その担当者が適宜スプレッドシートに候補者情報を入力していくという運用を行っていたのですが、紹介していただいた候補者の数だけその手入力の工数が発生していました。他にも、面談シートも管理とは別のスプレッドシートを作成し、そのURLをリンク先にして管理シートに記載する等、採用情報のできる限りの情報をスプレッドシートに手入力していたため、さらに手間はかかっていました。
2つ目の分析の精度の低下についてお伝えすると、上記の手入力を行うという体制を敷いていたために起こっていました。例えば、エージェントよりメールで候補者の情報を一覧化したものをもらうこともあれば、個別に学生の情報をもらうこともあります。様々な手法に対応し面接や説明会がある中でその作業を行うため、気をつけていても記入漏れや入力ミスなどが起こりやすい状況でした。
そうすると、「今日面接した学生の情報がスプレッドシートにないのだけれど、どこのエージェントからの紹介だったの？」という会話も発生したり、見直して確認を行い、再度入力するという作業にも時間がかかるという問題がありました。そのため管理側も担当者側も双方が大変でしたね。

分析についてはどのように行っていたのでしょうか？

分析はスプレッドシートの情報を関数などで処理して数字を出していました。例えば、最終面接の参加、内定、辞退と項目に丸を付けていくという形で、その後フィルターで丸が付いている数を集計するという作業を行っていました。合格の人数だけでなく通過したかしていないのか、予約や参加したのかどうかの細かい部分も丸を付けていたのですが、漏れていたり、誤って消してしまうなどの事態も起こっていましたね。

管理システムではなく他の手法は考えませんでしたか？

そうですね。メンバーを増やすことや変更することは全く考えていませんでした。というのも、人財戦略室は誰でも担える仕事とは考えておらず、社長の思いや会社のカルチャーを代弁し、理解した上で学生に伝えることができる必要があります。そのため既存の社員でないとできないと考えていたんですよね。加えて既存の社員には営業で活躍している人も多く、いきなり人事に来るのは難しいので、当初の4人のメンバーで行っていくとなった時にシステムで検討しました。

入力作業はゼロに、エージェントとの業務効率化で対応速度も向上

導入後の効果について教えてください

エージェントの方が情報を全て入力してくれるので、入力作業がゼロになったことです。作業を行うタイミングによって異なるものの、1日1時間弱ほどは合計でかかっていたと思います。紹介する人数が少ない時でも、3,40分くらいはかかっていましたね。具体的な作業時間としては、1名の登録に2,3分ほどで、現状エントリーの4-500名分の作業がゼロになっているのは大きな変化でした。
また、履歴書や選考の内容など1人の学生の情報は採用一括かんりくんに全て集約されているので、採用一括かんりくんを見に行けば全て把握することができるので非常に助かっています。分析できる項目が増えたことで幅も広がりましたし、何より数字が正しく確認できるようになりました。
リアルタイムで見ているのは、エージェントさんごとに何人の紹介をしてくださり、採用一括かんりくんに登録してくれているのかなどの具体的なエントリー状況、文系なのか理系なのかといった形で総合分析を見ています。

24卒を経て25卒も継続利用いただいていると思うのですが、 23卒から24卒、もしくは24卒から25卒で分析機能を利用して変わったことはありますか？

そうですね、契約だけで全く紹介していただけなかった企業さんなどが明確になるため、翌年から連携しないといった対応も少しありました。また、歩留まり（選考通過率）の分析ができるようになり、エージェントさんとのコミュニケーションの質が大きく変わりました。例えば、紹介数が多くても承諾が少ない場合、そのエージェントさんにペルソナを再度伝えるなど紹介会社に対しても的確なサポート対応ができるようになりました。様々なデータを見て、それに基づいて担当者に確認もさせているため、エージェントとの関係構築にもいい影響があると実感しています。
採用一括かんりくんを使って業務コストが削減されたことも後押しし、エージェントさんとのやり取りはより活発になっています。
他にも、選考の進行速度の向上を実感しています。選考後一人一人の候補者にフィードバックを行っているのですが、採用一括かんりくんを使うことで、他の担当者、エージェントにリアルタイムで情報を共有できるようになり、全員が同様の認識でスピード感を持って対応できるようになりました。また、新しい紹介会社開拓を進めていても採用一括かんりくんを利用していることを伝えるとすぐに理解していただくことができます。そのため操作方法の指示も不要になりました。

採用一括かんりくんの決め手について教えてください

実は、「採用管理システム」で調べたというよりも、「かんりくん」という名前をよく耳にしていたため、初めから「採用一括かんりくん」で調べてお問合せをしました。

比較はされませんでしたか？

全くしませんでした。選定の決め手は、エージェントさんからよく耳にしていたという認知度の高さですね。「かんりくん使っていませんか」とエージェントさんに聞かれることが多かったので、それなら使おうということで決めました。

エージェントを利用した戦略的採用活動の先に見るのは知名度で採用できる未来

なぜエージェントをメインで採用活動を行っているのでしょうか？

そうですね。出会う候補者の量を担保するというより質を重視しているためです。世の中には媒体利用など色々な採用パターンがあり、募集を掲載すれば数が集まる可能性もありますが、エージェントさんに弊社の求める人物像をしっかり伝えた上で紹介していただく方が一定の質を担保することができ、信頼もできると考えています。
また、エージェントさんを利用しているもう一つの重要な理由は、選考要素です。エージェントさんにはもちろん、説明会に参加していただいた学生にも「うちは厳しいです。朝も早いです」と伝えています。基本は定時勤務ですが、自分を高めたい、自己成長したい、営業成績を伸ばしたいと思う意志が高いメンバーが多く、自主的に少し多く時間を確保して準備をする風土が根付いています。そういった点をしっかりと伝えてもらった上で候補者もエントリーしてくださっていると判断することができています。

このように伝えることも寄与して離職率も8%とかなり抑えることができています。実際のオフィスを見てもらったり、質疑応答の際には営業部の人に来てもらって実情を伝えています。営業さんにもありのままを伝えていいよと伝えており、無理に良く見せる必要はなくとも選考が進む人は多くいます。

目指している理想の採用について教えてください

現在、どうしても弊社の知名度はまだまだ低く、学生が就活を始める前に弊社の名前を知っていることはほとんどありません。それでも、候補者の方がそれまで直接の縁がなくても就職活動の時期にはPMGという名前が学生の間で認知され、「あそこに行きたい」という会社にいずれはなりたいと考えています。
さらに、エージェントを使わずに、学生が自ら弊社のホームページを見て応募するような状態になっていくことが理想です。

引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。

貴重なお話をありがとうございました！