煩雑なExcel管理とインターンシップの現場負担を同時解決。採用DXの推進で採用活動全体の生産性が向上

紙とExcel管理の限界。採用担当者以外の第三者への負担が、DX化の決め手に

――事業概要について教えてください

競走馬の生産、育成、そして馬主様への販売までを一貫して行う総合牧場です。牧場によっては生産のみ、育成のみと専門的に行うところもありますが、私たちはそのすべてを手掛けています。従業員数は約1,200名と大規模で、福利厚生なども含め、制度面は会社組織と遜色ないレベルで整備していますが、個人事業であるという点は大きな特徴です。

――採用管理システム（ATS）の導入を検討された背景について教えてください。

数年前まで、私たちの牧場は「昭和チック」とも言えるようなアナログな環境で、従業員の入社手続きや履歴書の保管など、あらゆる業務を紙媒体中心に行っていました。

そこで人事部全体でDX化の機運が高まった際に、一つの解決するべき課題として挙がったのが採用業務です。紙媒体での煩雑な応募者管理が業務効率化におけるボトルネックとなっており、このボトルネックを解消するため採用管理システムの導入検討が始まりました。

――当時抱えていた課題について、特に工数がかかっていた点を具体的にお聞かせください。

特に工数がかかっていた課題は、大きく分けて二つありました。

一つ目の課題は、採用活動における候補者管理の煩雑さ、複数の求人媒体を横断して行う候補者様とのコミュニケーションの工数です。当時は5〜6人の採用担当者が、それぞれ担当する募集案件を横断的にExcelで管理していました。

そのため、管理画面にログインして候補者様とやり取りを行い、日程を調整、送られてきた履歴書はすべて紙でファイリング、その情報をまたExcelに転記して管理する、という一連の作業を、新卒・中途採用で利用する求人媒体の分だけ行う必要があり、大変な工数がかかっていました。全体の進捗状況を把握するシートも別途作成していましたが、リアルタイムでの共有は難しく、候補者様への対応、Excelの管理・更新といった一連の業務に膨大な工数がかかっているのが実情でした。

二つ目の課題は、新卒採用におけるインターンシップの受け入れ時に、人事部でエントリー時に集めていた情報不足が原因で現場の受け入れ体制に大きな負担をかけてしまっていました。まず、私たちの牧場の仕事は非常に特殊で、候補者の方々が元々お持ちのイメージと実際の業務にはギャップがあることが多いです。だからこそ、仕事のやりがいだけでなく、厳しさも含めたリアルな姿を知ってもらうために、私たちはインターンシップを非常に重視しています。

しかし、以前はホームページのフォームから応募を受け付け、その後のやり取りはメールで行っていました。何度もメールで質問を重ねることは候補者様の負担になりますし、かといってメールで得た情報をこちらで転記・管理する工数もかけられないため、結果的に事前に得られる情報は、お名前や年齢、性別といった最低限のものに限られてしまっていたのです。このことにより一番困っていたのが、参加者の送迎や仕事紹介を担当する現場スタッフです。私たちの牧場では、実際に馬の世話をしている「厩舎」のスタッフに、駅と牧場の間の送迎を担当してもらっているのですが、彼らから「お名前は聞いているけれど、当日集合場所に行ってもどの方が応募者なのか顔が分からず、照らし合わせるのが大変だ」「どんな人が来るのか、もう少し詳しく事前に知っておきたい」といった声が頻繁に上がっていました。

送迎という最初の接点から応募者の方を不安にさせてしまう可能性もありましたし、現場スタッフの負担を考えても、この状況は早急に改善すべきだと考えていました。

これら二つの課題を解決するため、工数を削減しつつ、採用応募時の導線整備やより詳細な情報の獲得を候補者の負担をかけずに行える仕組みが必要だと感じていました。

決め手はコストパフォーマンスと手厚いサポート体制。採用工数の劇的な削減で、少数メンバーでの採用活動が可能に

――「採用一括かんりくん」を選定された決め手は何だったのでしょうか。

いくつかのサービスをトライアルし、比較させていただいた中で、一番の決め手になったのはコストパフォーマンスの高さです。必要な機能が揃っているにも関わらず、価格が抑えられていた点に魅力を感じました。

また、直感的に操作できる使いやすさと、サポート体制の手厚さもポイントでした。比較したサービスの中で、唯一電話での問い合わせ窓口があったのが「採用一括かんりくん」です。導入して数年経ちますが、疑問が出てきた際にはすぐに質問ができる環境なので、安心して利用できています。

――導入後の効果についてお聞かせください。

具体的な数値での比較は難しいのですが、管理の工数は大幅に削減され、インターンシップの受け入れは格段にスムーズになりました。

まず、採用管理の工数は劇的に削減されました。以前は複数の採用媒体の管理画面をそれぞれ確認していましたが、『採用一括かんりくん』の導入後は、すべての媒体からの応募者情報をアップロード作業もしくは自動で一つの画面に集約されるため、Excelへの転記作業は不要になりました。

これにより、応募者様への連絡から選考ステータスの更新、担当者間の情報共有まで、採用に関するあらゆる業務が一つの画面で完結するようになりました。

履歴書を印刷して紙でファイリングするといった作業もなくなり、情報の二重入力や転記ミスといったヒューマンエラーも防げるようになっています。その結果、導入当時は5〜6名体制だった人事採用業務が、採用一括かんりくん利用4年目の現在では2〜3名で対応可能になるほど効率化されています。

そして、インターンシップにおいても現場の負担軽減と参加者数の増加を両立できています。導入してよかった点として、「エントリーフォームを簡単に自由にカスタマイズでき、知りたい情報をエントリーしてもらった段階で知れる」という事があげられます。

この機能を活用してエントリー時に顔写真や「インターンシップで学びたいこと」などを記載してもらうことで、以前のように現場スタッフが出迎え時にどの参加者か分からなくなる、といった混乱が一切なくなりました。事前に参加者の個性や意欲を把握できるため、候補者を理解しつつインターンシップに臨むことができます。

また、参加者が右肩上がりに増えている背景には、候補者への露出を増やし、候補者体験を考慮したエントリー導線を設計できたことも一つの要因と考えています。

一つは、採用ホームページのリニューアルに合わせ、「採用一括かんりくん」で作成した求人ページを公開し、自己応募の窓口として運用しています。私たちの言葉で仕事の魅力やインターンシップの概要を分かりやすく伝えられますし、簡単に求人情報を公開することができます。

さらに、専用のURLを発行できるので、QRコードを発行して学校訪問時に配布したり、他の求人媒体からの応募者にも、この応募ページのURLを案内して窓口を一本化するといったことも可能です。これにより、媒体上では応募期間外でもインターンシップの受付が可能になるなど、機会損失を防ぎながら効率的に情報を集約できています。

――今後目指している理想の採用の形についてお聞かせください。

採用担当になって以来、一貫して目指している目標としては、採用活動を自社のホームページだけで完結させたいということです。

もちろん、今すぐ求人媒体の利用をゼロにするわけではありませんが、「採用一括かんりくん」のようなツールを活用しながら、最終的には外部の媒体に頼らずとも、私たちの事業やブランドの魅力で直接応募をいただけるような採用力をつけていきたいと考えています。ノーザンファームには、それを実現できるだけのポテンシャルがあると信じています。

私たちの理念や事業内容を深く理解し、強い意欲を持ってくださる方と直接出会えるよう、自社ホームページを軸とした採用活動の実現を、今後の目標としています。