時代に合わせて変わる決断を。LINE採用の開始で選考への転換率は倍近くに向上 

株式会社高知銀行様は、LINEを活用した採用活動と、さらなる業務工数の削減を目的に採用一括かんりくんを導入。採用一括かんりくんによって効果のあったポイントについて採用一括かんりくん導入時の採用担当の方にお話をお伺いしました。

事業概要について教えてください

当行は、預金業務や融資業務を中核としつつ、ビジネスマッチング支援や地域創生への貢献など、銀行業務にとどまらない幅広い活動を展開しております。常にお客様のお役に立つことを目指し、多角的なサービスを提供しています。

コロナ禍の変化を受け、採用CXの向上のためにできることを模索

-採用管理システム(ATS)を導入しようと思った背景について教えてください

ATSの導入は、LINEの導入を行いたいと考えたのがきっかけです。LINEの導入検討を開始した直接的なきっかけは、新型コロナウイルスの感染拡大でした。コロナ禍によって学生と直接対面で接点を持つ機会が激減し、オンラインでのコミュニケーションが主流となる中で、いかにして学生とのつながりを構築・維持していくかが大きな課題となっていました。

そのような状況下で、「採用CX（候補者体験）」という考え方を知りました。これは、候補者が企業を認知してから選考に至るまでの全てのプロセスにおいて、企業が候補者といかに質の高い接点を持てるか、候補者の体験をいかに良いものとするかという考え方です。

私自身が入行した当時は採用担当者とのやり取りもオンラインが主流ではなく、何度もやり取りをするような採用活動ではありませんでした。しかし、採用市場は時代とともに目まぐるしく変化しており、特に売り手市場が加速する中で、学生に選ばれるためには、時代に合わせた採用活動へと変革していく必要性を強く感じていました。

その点から、まずはコミュニケーションを密にし、一企業として学生との接点を丁寧に増やしていきたいと考えました。

-そこで目をつけたのがLINEだったんですね。

はい。その具体的な施策として注目したのがLINEの活用でした。私自身はもちろん、学生からあらゆる年代の方まで、今やLINEは日常的な連絡手段として広く浸透しています。従来の採用活動ではメールでのやり取りが中心でしたが、メールは通知が来ても見逃されがちだと感じており、LINEを導入することで開封率や返信率を高め、より確実な接点を増やせるのではないかと期待していました。

また、当時の課題として、セキュリティ上の理由から、学生への連絡一件一件に上席の承認が必要という内部的な制約があり、上席の不在時などには結果的に学生への返信が遅れ、コミュニケーションに時間がかかってしまうという問題が生じていました。

これらの課題を解決する手段としてLINE活用を考えました。

-では、その中でもLINEと連携したATSを導入した理由について教えてください。

それは、各社の話を聞くうちに、単にLINEが使えるだけでは採用活動における課題解決には不十分だと気づいたためです。

もちろん、LINEで連絡が送れるだけであれば、より安価なツールも存在します。

しかし、例えば通常のLINE（公式アカウントなど）では、学生がニックネームで登録している場合、企業側にもそのニックネームが表示されてしまいます。一方、採用管理システムと連携したLINE機能であれば、システムに登録されている候補者の本名情報と紐づけて管理・表示できるため、候補者への配慮にもつながります。細かい点ではありますが、こうした点で採用シーンに特化した機能が必要だと感じました。

また、社内体制におけるコミュニケーションにおける工数と機会損失の懸念、従来の管理体制における工数の課題も持っていました。

社内体制におけるコミュニケーションにおける工数と機会損失の懸念とは、社内セキュリティルール上、候補者への返信1通にも管理者のチェックが必須であった点です。これにより、採用担当者の工数が増大するだけでなく、返信の遅さが候補者の意欲低下を招いてしまうのではないかという懸念がありました。

従来の管理体制における課題とは、候補者情報は主にExcelや紙で管理していたことによる工数です。採用市場の変化に対応するためには、こうした管理体制の見直しも急務だと感じていました。

上記のような理由から、母集団を広げる努力も必要ですが、それ以上に、応募してくれて接点を持てた学生に対し、迅速かつ丁寧で候補者に配慮したコミュニケーションを取れる体制を整えることが先決だと考え、ATS導入による改善を図ることにしました。

従来の課題から候補者体験の向上を見据え、LINE連携採用管理システムの導入を検討

-導入前に抱えていた課題について具体的な場面を教えてください

導入前に抱えていた具体的な課題を場面ごとに振り返ると、主に以下の3点が挙げられます。

1つ目は学生との連絡において、従来のメール連絡ではスムーズにやり取りができないという課題です。メールはLINEのようにリアルタイムで通知に気づいてもらいにくい側面があり、開封や返信までに時間がかかるケースが多くありました。また、電話連絡も、以前は当たり前でしたが、知らない番号からの着信を敬遠する学生が増えていると感じていましたので、既存の連絡手段では限界があると感じていました。

2つ目は、連絡業務に伴う社内確認作業の工数です。学生からの連絡にすぐ気づいたとしても、前述の社内承認プロセスを経る必要があり、返信までに時間がかかってしまうという体制的な問題がありました。特に新卒採用では、多数の学生に一括で連絡する場面が多くあります。その際、誤送信は絶対に避けなければならないため、宛先、氏名、日程など、全ての項目を慎重にチェックする工程を踏んでいました。学生に誤った名前でメールを送ってしまうようなことがあれば、当然ながら心証を損ねてしまいます。こうしたミスを防ぐための確認作業は必須でしたが、大きな負担になっていたのも事実ですし、迅速なコミュニケーションを妨げる要因にもなっていたと思います。

3つ目は、候補者情報の管理体制による工数です。ナビ媒体には管理機能もありますが、主に母集団形成のためのツールであり、候補者一人ひとりの選考状況などを自社のフローに合わせて細かく管理するには限界がありました。そのため、ナビ媒体から得た情報を手作業で転記・整理したりと非常にアナログな方法をとっていました。他にも、エントリーシートを印刷して紙で保管し、同時にExcelにも情報を入力して管理するなど、二重の手間がかかり、対応漏れがないよう常に注意深くチェックする必要がありました。

-採用一括かんりくんの決め手について教えてください

採用情報と連携してLINEの機能を利用できる便利さと、LINE機能の豊富さが大きな決め手ですが、LINEだけではなく、説明会後のアンケート機能や、連絡業務を効率化するテンプレート機能、主要ナビ媒体の連携など、工数削減と候補者体験向上に貢献する機能が充実していた点が決め手となりました。当行はナビ経由で応募してくる学生が多いため、ナビとの連携によって学生情報をシステム上で一元管理できる点は大幅に管理の手間を削減できると期待していました。

また、これらの機能が揃っていながら、導入しやすい価格設定であったため、最もコストパフォーマンスが高いと判断し、「採用一括かんりくん」の導入を決定しました。

候補者の意欲の高い”タイミング”で情報が”届く”から、選考への転換率が倍近く向上!

-採用一括かんりくん導入後の効果について教えてください

1点目はLINE活用による候補者とのコミュニケーション円滑化と選考移行率の向上です。 第一の導入目的であったLINE活用により、学生とのコミュニケーションが格段にスムーズになっていると感じています。LINEは通知が確実に届きやすく、学生からのレスポンスがメールと比較して非常に早くなりました。届かなかった情報が届くようになり、見てもらえなかった情報が見てもらえるようになったことで、エントリー後の説明会参加や、一次選考から二次選考へといった、選考フローの移行率は向上しています。採用活動全体で様々な施策を行っているため、ATS単独の効果測定は難しいですが、複合的な要因の一つとして、ATS導入が大きく貢献していると考えています。

具体的な成果として、エントリー数は横ばいであるものの、面接に進む学生の数は導入前と比較して倍近くに増えており、より多くの候補者にお会いできるようになっています。

2点目は採用一括かんりくんに合わせた業務フローに変更したことで効率化ができた点です。特に連絡業務においては、テンプレート機能の活用が効果を発揮しています。候補者の名前などを自動で挿入できるため、宛名間違いなどのヒューマンエラーが減り、従来行っていた二重チェック作業が不要になりました。システムに登録された情報に基づいて連絡するため、メールアドレスの入力ミスなども防ぐことができます。これにより、担当者と管理者の作業負荷が大幅に軽減されました。

最後に、アンケート機能による選考への転換率向上も効果として実感しています。アンケート機能では、回答により自動でアクションを設定することが可能です。説明会後にアンケートを実施し、「今後の選考に参加しますか？」という質問に対し「参加する」と回答した学生には、次のステップの案内メールを自動で送信するといった設定をしています。これにより、選考に進む意欲のある学生を可視化できると同時に、学生にとっても関心が高まっているタイミングでスムーズに次の選考ステップへ進めるようになったのではないかと考えています。

-採用一括かんりくんを導入して3年が経過しますが、利用を継続して効果を感じていただけていますか？

そうですね。今となっては、採用一括かんりくんがない採用活動は考えられません。学生との円滑なコミュニケーション、選考状況の一元管理、煩雑な事務作業の効率化など、あらゆる面で当行の採用活動の基盤となっており、なくてはならないツールになっています。

-今後目指している理想の採用の形について教えてください

今後も、学生の動向や採用トレンド、他社の施策などの情報を的確に収集し、変化する環境に合わせて、自社にとって最適な媒体やツールへの投資を継続していきたいと考えています。そして、最終的にはナビ媒体など外部ツールに頼るだけでなく、自社の魅力で候補者を集め、採用に繋げていく力を高めていくことが理想です。

採用市場は年々売り手市場化しており、採用活動は今後さらに難しくなっていくと予想されます。その厳しい状況の中で、当行ならではのカラーを打ち出し、その魅力に共感してくれる候補者とのより良いマッチングを実現できるような採用の形を模索していきたいです。

そのためのツールの一つとして、採用一括かんりくんを引き続き活用しながら、メールやLINEでの一つひとつのコミュニケーションにおいても、銀行の”顔”として、高知銀行の良さや仕事のやりがい、行員の魅力を誠実に伝えていけるような、丁寧な関わりを今後も大切にしていきたいと考えています。