採用一括かんりくんは"早期化"や"LINE"など、採用トレンドに対応できる基盤

事業概要についてお伺いさせてください。

弊社は、写真スタジオを全国展開しているスタジオアリスの写真製品制作部門として、フォト事業とサインディスプレイ事業を行っています。

採用市場の早期化に対応する基盤作り

採用管理システムを導入しようと思った背景について教えてください。

採用管理システムを導入しようと考えた背景は、Excelでの業務を効率化したいと考えたためです。

弊社では、新卒採用において ナビサイト や オファー型の就活サイト など、複数の経路を活用して母集団形成を行っています。しかし、これらを同時に運用することで、それぞれのサイトに登録した学生への対応が遅れたり、対応漏れが発生したりするなど、候補者体験の低下につながる課題が生じていました。結果として、歩留まりの悪化を招くだけでなく、Excelでの管理に時間を取られ、採用業務全体の効率も低下してしまっていました。こうした課題を解決し、業務をよりスムーズに進めるために、採用管理システムの導入を検討しました。

4,5月に検討を始められたと思いますが、何故このタイミングだったのでしょうか。

このタイミングで検討を始めた理由は、大きく分けて2つあります。

1つ目は、母集団の増加を図るため採用全体の早期化に対応していこうと考えたためです。25卒採用では早期選考を実施していませんでしたが、新たな施策として26卒採用から早期選考を開始することにしました。

2つ目は、母集団形成の経路を増やしたことです。25卒採用では、ナビサイト1つとオファー型サイト、イベントを活用して母集団を形成していましたが、26卒採用ではさらに経路を増やすことを決めました。25卒の際にも業務の非効率性を感じていたのに加え、さらに管理工数が増加することが想定されたため、より効率的に業務を行うため、採用管理システムの導入を検討することになりました。

25卒の振り返りを行ったタイミングだったんですね。改善したいことや課題に関して教えてください。

はい。25卒採用の振り返りを行い、大きく2点を課題として今後改善していこうと動いています。1点目は「母集団形成の課題」で、2つ目は「採用活動に割けるリソースの不足」です。

採用担当は1-2名体制で行っていたので人員不足による影響も大きいですが、学生へのアプローチが十分にできなかったり、漏れや対応遅れによる機会損失をしている可能性がありました。

そこで応募してくれた学生と”密”に”簡単”にコミュニケーションがとれて、さらなる候補者にも出会う機会を創出するため、導入を検討しました。

業務工数を削減しつつ、候補者体験の改善で歩留まり向上を目的に

導入前に抱えていた課題の具体的な場面を教えてください。

候補者体験（CX）の低下につながる課題と、Excelでの管理に時間を取られ、採用業務全体の効率が低下していた課題の二つの観点でお伝えします。

1点目の候補者体験の低下に関しては複数の母集団経路を採用していたことが要因として挙げられました。

様々な思考を持った学生と出会うために、複数の母集団経路を持つことは必要です。しかし、それぞれ異なるアプローチをかけていたため、どの学生にどのようなメッセージを送ったのか、又は送っていなかったのか、すぐに把握できませんでした。

このことにより、管理の作業が煩雑になっていたため、結果として、大事な学生一人一人に向き合う時間が削られてしまっていたと感じています。

次に、2つ目の採用業務全体の効率が低下していた課題に関してどのような場面でExcelでの管理に時間を取られていたのかについて説明します。

まず、複数の採用経路ごとの情報や進捗、評価データなどをExcelに転記し、都度更新する作業が発生していました。手作業で転記していたため、更新ミスや抜け漏れが発生するリスクもありました。また、候補者数や進捗状況を確認する際には、Excelの情報を抽出し、計算・整理する作業が必要です。数がそれほど多くなかったとはいえ、必要なデータを探し、手動で計算する手間がかかり、リアルタイムで状況を把握しづらいという問題がありました。

導入前はどのような点に期待をしていましたか？

採用フローが可視化されていて、どの段階に何人学生がいるかが一目でわかるため、対応の遅れや漏れを低減、取りこぼしを防ぐことができると感じました。25卒の大きな課題として母集団数の低下と歩留まり改善があったので、想定していたExcel業務の効率化だけでなく歩留まり改善にも寄与できるのではないかと魅力に感じていました。

選定の決め手を教えてください。

最終的な決め手になったのは、LINEの連携でメッセージのやり取りができるっていう点になりますね。 

今までメールや電話、ナビのDM機能を使って連絡をとっていたのですが、学生の使いやすさや気付きやすさに配慮することはできていませんでした。

歩留まりが低くなってしまう要因は些細なことでもなくしていきたいと考えていたので、学生のエンゲージメントを高められる機能を比べた際に採用一括かんりくんが一番マッチしていると感じました。

「候補者体験の向上」と「採用業務の効率化」を実現。

導入の効果について教えてください。

まだ導入して数ヶ月ですが、「候補者体験の向上」と「採用業務の効率化」の両面で効果の兆しがみられています。

「候補者体験の向上」においては、対応スピードの改善と情報の正確性向上ができているためです。

すべての経路の候補者情報を一元管理できるようになり、誰に連絡済みか、選考のどのフェーズにいるのかを即座に把握できる ようになりました。結果として、対応漏れの防止につながりましたし、これまで手作業で行っていた候補者への連絡が、システム上でテンプレートを活用しながらスムーズに送信できるようになるため、個人情報の誤記などが削減できるためです。

「採用業務の効率化」においては、メールのテンプレート化による工数削減はもちろん、1次選考の日程調整が必要な候補者数や、選考の進行状況がシステム上で一目でわかるようになり、リアルタイムでの採用進捗の確認が可能になりました。以前は各経路の情報をExcelに転記・更新しながら確認していたため、データの整理に時間がかかっていましたが、現在は必要な情報がすぐに取り出せるようになっています。

工数削減できたことにより、新規で開始したかった早期選考も着実に進めることができており、すでに100名以上のエントリーが集まっています。
さらに期待している点は、選定の決め手でもあったLINE活用による候補者とのコミュニケーションのスムーズ化です。

以前は電話やメールでのやり取りが中心でしたが、LINEを活用することで、候補者の対応がメールのように埋もれることなく気軽にメッセージを送れるようになり、返信のスピードが格段に向上していると感じています。

利用を開始して便利だと感じた機能について教えてください。

そうですね。 以前大学主催のオンライン就活イベントに出た際に、サブエントリー機能を利用して、学生にエントリーしてもらいました。今まではナビに1回登録してもらって、そこからエントリーをお願いする流れだったのですが、かんりくんを使えばURLが発行され、別のサイトを使ってQRコード化して、スマホで読み取るだけですぐエントリーができるようになりました。流入数が上がることも期待できます。

どんな企業様に採用一括かんりくんはおすすめですか？

複数の媒体を使って採用活動を行っている会社さんや、採用担当の人数が少ない会社さんにおすすめです。

弊社でも利用する前は採用を管理するところに時間を取られてしまっていました。現在はやり取りを含め、採用一括かんりくん一つで採用活動のほとんどを管理できるので、かなり時間の効率化が図れました。

効率化できた時間で媒体の内容調整や新しい施策に時間を割くことができています。

最後に目指してる今後の理想の採用について教えてください

企業としてはコストを抑えながら、様々な学生と繋がりを持ち、会社に入社してくれるだけではなく、その後長期的に活躍し貢献してくれる方を、採用していきたいです。

現在は採用難で、候補者に選ばれるような会社という視点も重要になると考えています。その際に、一緒に働きたい、この会社が魅力的だと思ってもらえるような採用の仕組みを作っていけたらと考えています。