業務工数の削減とデータの蓄積×分析が可能になり採用の”質”を改善 人だからこそできる仕事でミスマッチのない採用へ

採用管理システムを導入しようと思った背景について教えてください。

導入しようと思った背景は、エントリー人数が大幅に増えたことと、管理するメンバーが私と役員の2人しかいなかったことです。
3年前、私が入社した当初は人事部もなく、役員と私が2人でこれから人事部を作っていくというフェーズでした。
この時に遡ると、 スプレッドシートで候補者の情報を全部管理をしていたんですよね。例えばエージェントさんから推薦が来たら、手動で名前、電話番号、メールアドレス、とよくある個人情報を全部スプレッドシートに記載して管理をしていました。
それが3年前で、まだ社員数が30名ぐらいだった時です。
そして今は社員数130名程になっているので、この3年間で4倍の社員数を採用してきたんです。それだけの人数を採用していくことを想定したときに、管理工数を懸念したことがきっかけでしたね。

スプレッドシートへの入力はどのくらいの時間をかけていましたか？

正確な時間はわからないですが、相当な時間がかかっていました。
1日に10から20名ほど推薦が来ていたので、1人当たりの入力工数が3分だったとしても30分から1時間かかっていた計算になります。
また、ただ入力するだけでも時間がかかっ ていたのですが、選考が進むと面談フィードバックや評価の回収などが追加で必要になります。そうすると、共通のチャットツール上で都度都度確認や連絡をするという作業が加わるなど、全体的な工数や時間は想像以上にかかっていました。

中途採用でのATS導入から時期をあけて新卒採用にも採用管理システムの導入を検討した理由はありますか？

大幅な採用目標人数の増加が背景にあります。
新卒採用も中途採用で管理システムを導入した当時から行っていたのですが、18 卒から21卒までの4年間は3名から5名ぐらいと人数がそこまで多くありませんでした。
それ以降は段々と採用人数が増え、23新卒からは25名という、当時と比べて5倍ほどの採用目標になりました。

上記の背景に加えて人事担当が私しかいなかったので、中途採用目標人数も同様に増えると、全ての業務を行うには業務量に圧迫されてしまうという状況でした。
この業務工数の増加が1つ目の理由です。

2つ目の理由は、データを会社の財産として残したいという理由です。
データを用いて報告するためには学歴ごと、エージェントごとの成果など、毎回スプレッドシートのフィルターをかけて、数を数えて、手打ちで表にまとめるという作業が必要でした。
工数ももちろんですが、今後の財産としてこれでは振り返りもできないと思ったんですよね。

導入当時に抱えていた課題を教えてください。

当時は工数がとてもかかっていたので 、進捗管理がうまくできていませんでした。
というのも、スプレッドシートを利用しているので、対応していないタスクからアラートが出るわけでもないためです。
まず、「あれ、この人◯日に面談したはずなのに面接官からフィードバック来てないなぁ」という自分の感覚で確認しに行きます。
そして、フィードバックの確認ができなかったら「この人の評価はどうなっていますか？」とコミュニケーションが発生するため、当時は採用をしていく上での「スピード感」がすごく落ちていましたね。
特に、目視してチェックしなければいけない状態だったことはとても課題に感じていました。

いくつかの媒体を利用していると余計大変そうですね。

そうですね、複数の媒体に求人情報を掲載していたので、とても工数が掛かっていました。
その媒体ごとに候補者情報を確認し、候補者のプロフィールはPDFに変換し、進捗管理のため現状の状態をエクセルに入力して管理する、という繰り返しの事務作業を行う必要がありました。

当時管理システムを入れる際に実現したかったことはありましたか？

そうですね、採用を始めたばかりの時は「どのような人がうちのターゲットやペルソナになっていて、どのようなフローで選考を進めていくことが1番ベストなのか」が明確になっていませんでした。
人によってカジュアル面談などを組んだ方がいいタイプや、タイミング、回数、社内のどんな人に会ってもらうと魅力に感じるのかなども異なると考えています。
当時は、やはり「その人にマッチした面接官を適切にアサインし、スピード感や社内との接点も考慮した承諾までのストーリーを描く」ということを考える時間が取れていなかったので、そのような工夫ができたらよりいいなと思っていました。

当時は採用担当者も1人とのことでしたが、業務は採用領域以外にも行われていましたか？？

はい、他の業務も担当していました。社内イベントの準備に始まり、労務周りの業務、給与計算、退職者入社者の受け入れの対応など、事務的な業務からさまざまな業務を担当している上で採用を行っていました。

捻出できた時間で工夫していることがあれば教えてください。

カジュアル面談を数多く行っています。新卒だと選考要素がある面談は、3回しかないのですが、内定承諾までにおそらく10名程の社員に会っています。

カルチャーマッチや人との相性はどんなに優秀でも関係なく重要視しているためです。
まだまだ社員数も多くはないので、価値観や感覚の相性を大事にしています。

カジュアル面談などの魅力づけは、人だからこそできる部分が大きいですよね。人事にしかできない業務で他にも大切にしていることはありますか？

中途、新卒どちらにも言えることですが、会社からの想いを伝える部分は人事にしかできないことだと考えています。
例えば弊社では「オファーレター」を作成して社員の候補者への想いをカタチに残したり、対面で時間を取ったりと、直接 のコミュニケーションを本当に大事にしています。
それは、採用という入口だけでなく、定着し活躍していただけるようなミスマッチのない採用を目指すためです。

導入後の効果について教えてください。

まず、大幅に工数が削減されました。特に、工数がかからなくなったものの1つとして、分析機能は特に有効的だと感じています。
当時スプレッドシートやNotionを活用して管理をしていた時と比べると、採用一括かんりくんを利用してからは、今どのフェーズにどの学生さんがいるのかをその時々でパッとみることができます。
特にエージェントさんを使うことが多いので、どの エージェントさんがどのくらいの母集団を形成をしていて、どれだけの推移率の差があるのかなどをシステム上ですぐに確認できるようになりました。
そして、その数値を分析して何が課題なのかを可視化でき、どのエージェントさんにどのようにしてアプローチをしていこうか？などの改善行動をとることができ、改善の質を上げることができています。

採用一括かんりくんを選定した決め手について教えてください。

採用一括かんりくんに決めた理由は3つです。
1点目は、採用フローなど細かい部分を会社仕様に変更できる点です。
1次選考と2次選考の間にカジュアル面談を設定したりと、弊社特有のフローが再現できる管理システムでした。
2点目は、分析の幅広さや充実さです。
新卒採用でみたいと思っていた数値はカスタムなどもしながら基本的に分析が可能になりましたね。
最後の理由は、もとよりHRクラウド株式会社さんとはご縁があったため、安心してお任せできると考え選定しました。

データの活用にまつわるお話を何度かお伺いしましたが、そのような価値観が会社で根強くあるのでしょうか？

それでいうと今まであまり意識できなかったので、近ごろとても意識しているというのが
回答になります。人の感覚値で何かを判断することが多く、属人化していたんですよね。
人事の業務をとっても、今まで人事は私1人でしたので、私の感覚で「おそらくこの数字であっています」とか「このエージェントさんを使うのがいいかもしれないです」という報告をしていました。
ここ1,2年程で社員数が100人以上に増えたことも相まって、再現性を担保するためにも「事実として把握するべきもの」、「今後に残せる資産」などについてアンテナを高く持つようになりました。

今後目指している理想の採用の形について教えてください。

理想で言うと、戦略的に採用できる余地がまだまだあると思っているので、採用一括かんりくんももっと活用して再現性のある採用をしたいですね。
例えば採用一括かんりくんを利用しながら、昨年の数字と現状の進捗を見比べたり、1年単位でズレの認識もしつつ起動修正をちゃんとしていったりと、できることはきちんとかたちに移していきたいと思っています。

引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。

貴重なお話をありがとうございました！