LINE有効活用で面接参加率が120%向上！ 事務工数の大幅削減で学生対応時間を捻出し”学生に寄り添った採用”へ 

採用管理システムの導入目的について教えてください。

当時抱えていた課題と管理システム導入の目的は、学生情報の一元管理と事務工数の削減です。
3、4年前から事業拡大により採用目標が大きく増加したという背景があります。それに伴い、膨大な個人情報をファイルやExcelにて管理していくことに限界を感じるようになったことと、エントリーから内定承諾につなげていくための施策を行っていく必要を感じていたためです。

母集団や採用目標数の変化について教えてください。

エントリーは、ありがたいことに毎年変わらず3,000名近くあります。
ただ、元々その母集団から20〜30人の採用目標を置いていましたが、事業拡大の背景により最大で50人程まで採用目標数が上がりました。

業務工数の負担を感じていた場面を、具体的に教えてください。

業務工数を特に感じていた場面は、「学生情報の管理」や「学生や面接官との連絡(やり取り)」の2つです。

1つ目の「学生情報の管理」については、
進捗確認をExcelで行い、履歴書や評価シート等の個人情報はファイル保存で行っていたため、採用情報の二重管理に工数を感じる場面が多くありました。
Excelへの情報記入の際には、全て手入力で行わなければいけないことも本当に大変に感じていました。
2つ目は具体的に、評価シートを面接官に送り、面接官が入力したものを再度手入力でファイルへ格納することや、学生から面接可能日を何日程か提示してもらい、社内の面接官と日程調整をすること、面接日のリマインドメールを送付することなどです。
挙げたらきりがない程、ほとんどの作業を人力で行っていました。そのため、学生への対応が遅くなってしまったり、抜け漏れも多くありました。

どれぐらいの時間がかかっていましたか？

具体的な時間では出せませんが、正直当時は日程調整や入力業務、書類の保管などの事務・分析業務のみで1日が終わることもありました。
かんりくんを導入してからは、事務作業で1日が終わる日はありません。

空いた時間では何をされるようになりましたか？

空いた時間は学生との面談です。 抜け漏れもなくなり、丁寧に学生とやりとりができるようになりました。
また、労務の業務も兼任しているので、別の業務への時間を割けるようになりました。

抜け漏れについて具体的にお伺いしたいです。

連絡の抜け漏れですね。学生に選考の詳細メールを2日前に一人ずつ作成して送っていました。送り忘れが起きてしまうことも多少ありましたし、休みの際は送れないということもありました。
日程調整の場面でも、カレンダーで予定を作成して面接URLをコピーして学生に送ってたので、違うURLを送るといったヒューマンエラーも起こってしまいました。かんりくんではGoogleMeetのURLも自動に生成してもらえるので、確認して送るという作業や漏れ等のミスはなくなっています。

業務の工数過多によって起こってた問題や課題について教えてください。

事務的な作業以外に時間が割けず、学生へ納得のいく対応ができていなかったことです。
弊社では3月の説明会で集まった学生の中から選考をするのではなく、説明会は通期で行い続け、人数が集まるまで採用を続けます。
採用一括かんりくん導入前は、1人で採用担当を行っていたこともあり、内定を出した学生に対して、フォローの施策を行うことはできていませんでしたね。

導入してからの効果の部分について教えてください。

格段に業務工数が減りました。
内定者とのやり取りやフォローに時間が使えるようになりましたし、ヒューマンエラーが削減されています。
また、業務効率化以外でも嬉しい効果がありました。説明会の面接の参加率が大幅に向上したことです。
というのも導入以前は、学生がメールを見ないのか、説明会や面接に参加せずそのまま音信不通になってしまうことが目立っていました。
ですが採用一括かんりくん導入後に連絡手段をLINEに変えたことにより、面接への参加率は11%向上し、音信不通の学生もほとんどなくなりました。

抱えていた課題はどのように解決されたのか、効果のあった機能があれば教えてください。

ほぼ全ての機能が効果がありましたが、特に業務工数削減できたのは、「オートメーション機能」です。
オートメーションを組めるところは、人の手を介さないようにしています。
今まで手入力をしていたところが自動で進んでいくというこの機能には本当に感動しました。
様々なオートメーションを組んでいるのですが、一番助かっているのは、合格時の次回選考予約メールや、選考のリマインドメールを設定しておけることです。
意外とリマインドで予約してくれる学生は多数いるので、連絡漏れや予約していなかったことなどによる選考離脱率もかなり減っています。

他社の採用管理システムではなく、かんりくんをお選びいただいた決めてを教えてください。

低価格な費用と、求めている機能が全て備わっていたためです。
弊社で使っている他ツールとの連携も充実していますし、業務効率化以上の効果をもたらすことができると考えました。

今後貴社はどのような採用を目指されていますか。

学生の人生の岐路の一部に携わるため、学生にとっても私たちにとっても最適な選択ができるような採用を実現していきたいです。
採用一括かんりくん導入前までは学生に向き合う時間よりも、圧倒的に事務作業に時間を割かれていました。しかし、導入してからは学生と密に連絡が取れるようになり、人間味のある採用ができるようになってきたと感じています。
今後は今以上に理想の採用を実現していけるように、学生にも向き合っていきたいと考えています。

引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。

貴重なお話をありがとうございました！