工数/コストの削減、評価の質の向上、LINEでの内定者フォロー強化。“全部やりたい”を採用一括かんりくんで 実現

「お金はかからないが、時間は奪われる」採用代行からスプレッドシート管理へ移行して直面した、"見えないコスト"という課題がATS導入を後押し

――事業概要について教えてください

当社は、イベントの裏方、特に映像や音響の技術スタッフサービスを主軸に事業を展開しています。イベント現場への機材の搬入・設置から本番のオペレーション、撤去までを一貫して手掛けています。また、イベントで使用するステージやテント、各種機材のレンタル事業や、企業の会議室へテレビ会議システムなどを導入するシステム販売も行っています。

最近では、技術提供だけでなく、会場や司会者の手配といった、イベント全体の企画制作もワンストップで対応できる体制を整えており、事業は多岐にわたります。現在の従業員は役員を含め145名です。採用活動は、基本的に毎年10名ほどの採用チームを編成して進めています。

――採用管理システム（ATS）の導入を検討された背景について教えてください。

以前は、日程調整や候補者の選考管理などの採用業務を外部に委託しており、私たちが担当していたのは面接などの候補者の評価部分のみでした。しかし、採用代行の運用にはコストがかかるという課題がありました。

そこで、コスト削減を目的に選考管理などの業務を採用代行に依頼するのではなく、社内でスプレッドシート等を活用し、管理する方法に切り替えました。

しかし実際に社内で運用してみると、候補者ごとに選考は同時進行し、採用に関わる多方面への対応を、スプレッドシートにまとめて管理するには大変な工数と煩雑になりました。お金はかからないものの、採用担当者の時間がどんどん奪われてしまい、本末転倒な状況に陥ってしまいました。

コスト削減から始めた内製化でしたが、結果的に管理工数が増大してしまったため、「多少コストをかけてでも、効率化できるツールを導入すべきだ」という結論に至り、本格的にATSを探し始めました。

評価の属人化、効果的な振り返りの困難、そしてデータの不正確さ。兼任の採用チームを疲弊させたスプレッドシート管理

――当時抱えていた課題について具体的にお聞かせください。

スプレッドシートで管理を行っていたことから、工数の面と管理体制の面で課題を感じていました。 採用チームの約10名はそれぞれ本来の業務と兼任しているため、情報の入力徹底や質の担保が難しく、そこから主に3つの課題が生まれていました。

第一に、手作業による入力の手間と、ミスの誘発です。 スプレッドシートで管理するには、「どの候補者が選考に参加しているのか」「候補者の書類」「評価」など、媒体からの転記や書類データの紐付けなど、すべて手作業で行う必要があり、単純に時間がかかっていました。さらに、手入力である以上、情報の漏れや転記ミスも避けられず、データの正確性を担保しきれないという不安も常に抱えていました。

第二に、情報の散在と、管理のための「確認コスト」の増大です。

評価や選考の進捗状況がスプレッドシートに集約されず、口頭やメールで共有されたり、各面接官が紙や個人のPCファイル（Excel、Wordなど）で自己管理したりと、情報があちこちに散らばっていました。「誰が評価を入力していないのか」を特定するために、情報を照らし合わせて確認したり、「あの学生の評価はどこにあるのか」と情報を探したり、「評価が未入力のまま次の選考が始まってしまう」と催促したりと、「管理のための管理業務」に多くの時間を奪われていました。。

第三に、評価の質のバラつきによる、振り返りの困難さです。

統一された評価項目や入力ルールがなかったため、評価欄は単純なコメント形式でした。人によっては一言しか入力がなかったり、そもそも入力されていなかったりと、工数をかけて情報を集めているにもかかわらず、後から見返しても評価の意図を正確に把握できないことも多々あり、情報の質が低い状態でした。

これらの結果、採用の振り返り会議では、個人の記録や記憶に頼るしかなく、いざ振り返り会議を行っても客観的な議論や分析が難しい状況でした。

こうした状況から、スプレッドシートでの管理を続けることは、業務効率だけでなく採用の質そのものを低下させると判断しました。

「文句のつけようがない」。課題だった情報の一元管理に加え、理想だったLINEでの内定者フォローも実現

――「採用一括かんりくん」を選定された決め手は何だったのでしょうか。

採用一括かんりくんの導入を決めたのは、主に二つの理由からです。一つはかねてより課題であった管理工数の削減です。

そしてもう一つは、LINEを活用した候補者との円滑なコミュニケーションと内定者フォローも期待できた点です。管理工数の削減をきっかけにシステム検討を進める中で、内定者フォローの改善も並行して実現できる機能に魅力を感じました。

というのも、管理工数の削減はもちろんですが、実はもう一つ、候補者様との「コミュニケーション手段」についても課題を感じていたためです。

従来はGmailで内定者とやり取りしていましたが、メールだと見てくれているか不安でしたし、学生側も堅苦しくて返信しにくいようでした。そこで、もっと気軽にコミュニケーションが取れるLINEを活用したいと考えるようになりました。

そんな時、「総務・人事・経理ワールド」という展示会でLINE連携が可能なツールを探し、「採用一括かんりくん」と他社製品に出会いました。両社の説明を同日に聞いたのですが、「採用一括かんりくん」は、私たちが抱えていた情報の一元管理という課題を解決しつつ、内定者フォローでも活用できるLINE機能を搭載しており、やりたいことがすべて実現できる機能を備えていました。正直、文句のつけようがないほど素晴らしいシステムだと感じましたね。

もちろん、LINE活用という点だけで見れば、価格が安価な他社製品も検討しました。しかし、そうした製品は安い分、私たちが求める採用管理の機能までカバーしようとすると、実現できないことが多かったのです。

その点「採用一括かんりくん」は、私たちの要件を満たしていました。

そうした機能面に加えて、最終的な決め手となったのは、担当者の方の対応です。私たちの話を真摯に聞いてくださり、「何でも聞いてください」という姿勢で非常に信頼できました。

求めている機能がすべて揃っていること、そして信頼できる担当者の方のサポートがあることから、迷わず「採用一括かんりくん」の導入を決めました。

――導入後の効果についてお聞かせください。

具体的な数値を追っていたわけではありませんが、業務の効率は確実に向上したと断言できます。入力工数の削減はもちろん、特に大きな効果を感じているのは、「評価管理の質の向上」「Googleカレンダー連携による工数削減」、そして「LINEを活用した内定者フォローの強化」の3点です。

まず、当初の課題であった候補者情報の入力の手間が削減されました。

そして、評価管理が劇的に改善されていると感じます。

導入前は評価基準が曖昧で情報も属人化していましたが、「採用一括かんりくん」では事前に評価項目を細かく設定できます。これにより、どの面接官が評価しても均質で質の高い情報が、候補者情報に紐づいて漏れなく蓄積されるようになりました。さらに、入力漏れも自動で感知され、ダッシュボードに未入力の評価が何件あるか可視化、未入力の担当者に通知されます。

その結果、候補者情報の入力漏れを防止、次の面接官への評価情報の引き継ぎは非常にスムーズに、評価の振り返りの質向上など様々な効果がありました。

次に、Googleカレンダー連携による工数削減についてです。

当社の社員は、日常業務のスケジュール管理をすべてGoogleカレンダーで行っています。そのため、面接調整のたびにカレンダーに面接調整の登録を行い、連絡ツールで面接の旨を連絡する手間が担当者に負担をかけてしまっていました。「採用一括かんりくん」では、面接を設定するだけで、関連する学生情報や面接用のURLが記載された予定が、面接官のGoogleカレンダーに自動で登録されます。これにより、手動での共有やカレンダー登録といった作業が一切不要になりました。

この連携機能はヒューマンエラーの撲滅にも繋がっています。以前は、担当者が面接官の予定だけを押さえ、会議室の予約を忘れてしまうミスが年に数回発生し、面接当日に「会議室が使えない」という事態も起きていました。今では、面接設定時に担当者と会議室の予定を同時に、かつ自動で確保できるため、予約漏れという観点でみると完全にゼロになったと言えます。

最後に、導入目的の一つだったLINEでの内定者フォローも効果を実感しています。

以前のメール連絡では、開封されたかどうかも分からず、学生側も返信のハードルが高い状況でした。現在は、月に一度社内の様子などをLINEで配信していますが、「面白かったです」といった気軽なリアクションが返ってくるようになりました。堅苦しさがなくなり、双方向のコミュニケーションが活発になったと感じています。

まだ全ての機能を使いこなせているわけではありませんが、本業の傍らで採用業務を行う私たちにとって、「かんりくん」のシンプルで直感的な操作性は非常に助かっています。

――決め手の一部となった「サポート」に関して実際に利用してみてご満足いただけていますか？

そうですね。ご担当者様には細かい要望や質問等にも親身になって対応いただきました。

サポートにおいて特に気に入っているのは、チャットサポートという機能です。チャットサポートでは、「画像がうまく貼れないのですが」といった些細なことでも、メールよりも気軽に質問できます。他のサービスでは、チャットサポートといっても返信に二日ほどかかるケースもありますが、「採用一括かんりくん」は本当にすぐに対応してくださいます。ただ返信が早いだけでなく、現在の対応状況をこまめに知らせてくれるなど、その丁寧さからも手厚いサポートを実感していますね。

こうした迅速で細やかなサポート体制は、改めて大きな魅力だと感じています。

――今後目指している理想の採用の形についてお聞かせください。

究極の理想は、採用活動の生産性を最大限に高めることです。毎年新卒採用を行っているので、今後は「かんりくん」に蓄積されたデータを活用して、正確な歩留まり分析などを行い、より戦略的な採用活動を展開していきたいと考えています。