新卒中途にわたる採用活動の大幅アップデートで、採用DXを実現

アナログな採用管理から一転、採用活動の丸ごとアップデートに踏み切る

管理システムを導入しようと思った背景、目的について教えてください。

導入しようと思った背景は
・業務効率化
・分析と改善の質向上
・個人情報の取り扱い強化
の3点における改善を目的にしておりました。

業務を効率化したいと感じた具体的な場面を教えてください。

業務効率化で解決したいと考えていたのは工数の削減です。
当時はExcel、紙、媒体上、PDFを管理するクラウドと複数の手法を駆使して管理をしていました。
新卒採用では毎年、数千名のエントリーがあることに加えて、基本的に会社説明会に参加いただいた方は全て1次選考を実施するような採用フローを取っております。そのため、エントリーいただいた全ての方の個人情報の管理と説明会やイベントの日程調整並びにリマインド連絡などを行うことに、かなり時間と労力がかかっていました。
現在では、採用一括かんりくんに全ての候補者情報が集約され、説明会等の日程調整に関しても、イベント機能・日程調整機能・オートメーション機能を活用することで、予約からリマインドまで自動化することができ、大幅な工数削減に繋がっています。

中途採用においては媒体、エージェントの方とのコミュニケーションに工数がかかっていました。毎年多くのポジションで募集をしているため、お取引しているエージェントの方からの推薦や自己応募、媒体掲載の応募などを総合すると多くの候補者様とのやり取りが多く発生し、大変な労力を要しておりました。エントリーの度に履歴書/経歴書をダウンロードし、PDFにして面接官に共有し、データの場合はクラウドに、紙であればファイルに格納するという作業があったためです。
また、Excelで進捗を管理するために選考フェーズやお名前、どのような評価だったのかなどの情報を全て手入力で記録するなどの工数が候補者様の方の数だけ発生していました。

加えて人事部のリソースが十分にあるわけではなく、導入当初は採用や労務周りなどの業務も全て含めて、三名程度の規模だったことも相まっていた為、早急な業務の工数削減、改善を要しておりました。

分析と改善について、なぜ行っていきたいと考えていたのでしょうか？

当初は選考歩留まりの計算を1つとっても、以前はデータをポチポチ計算しながら手計算で全て管理していました。
そのため「この選考フェーズが悪いからこの結果に繋がっているのかな」という分析の精度としてもあまり高くなく、課題として捉えておりました。本来、求めていたレベルとしては、今の状況を的確にリアルタイムで把握し、データとして蓄積、PDCAを回して改善できるように「根本的な質を高めたい」と考えていたので、現実と理想の乖離がありました。

個人情報の取り扱いの強化についても具体的に改善したいと感じていた場面を教えてください

先ほどお伝えした通り、エントリーいただく方も非常に多く、エントリー資料や履歴書を紙でご提出いただいていたため、候補者様からお預かりする大事な個人情報を紙で管理することに限界を感じていました。
面接官に共有する際などで取り扱いを厳重にしたいとも考えていました。

圧倒的なコストパフォーマンスと、ユーザーに対する姿勢が初めて導入の安心材料に

採用一括かんりくんの決め手について教えてください。

1番の決め手は、コストパフォーマンスです。
より多様な機能があることはもちろんいいのですが、シンプルで誰でも使いやすい点に魅力を感じました。かつ価格が抑えられているので初回検討時に導入しやすい点にも惹かれました。採用一括かんりくんは、UIがシンプルなので、要点を伝えれば誰でも共通認識を持ってくれる点でもとても助かっております。面接が初めての面接官でも、どの年代の方でも使い方を簡単にまとめたマニュアルを送るだけで、皆さんほぼ理解して面接後の対応ができています。
また、最後の決定打になったのは「ユーザーに対する姿勢」でした。
導入当時「採用一括かんりくん」はまだ出来立てのサービスで、これから一緒に育てることができるフェーズでしたが、当初から今まで、ユーザーの声をとても大事にしてくださるなと、変わらず感じております。
例えば、「こういうところで困っています」と相談するといつもすぐに改善に動いてくださります。ユーザーの要望をダイレクトに受け止めて、迅速に反映してくださる寄り添う姿勢に魅力を感じて導入を決定したと当時の担当者から聞いております。

導入の結果、採用の根本的な質をあげる「採用DX」で得られる効果を実感

採用一括かんりくん導入の効果について教えてください。

まず中途採用での効果についてお伝えいたします。
中途採用で効果を感じた点は、エージェントの方との連絡工数です。エージェントの方とは求人公開の時から候補者様を紹介していただいた後から様々なやり取りが候補者様ごとに発生していました。
その連絡がメーラーに来るとどうしても情報が埋もれてしまうので、現在採用一括かんりくんを導入して一括で連絡ができるようになったことや、情報を一元管理できていることにより、大幅に工数を削減できています。
また、私と事務担当者がメインで採用一括かんりくんを扱っていますが、情報が常に最新の状態で全て集約されているので、私が見ても彼女が見ても共通の認識を持つことができています。
このことにより、ヒューマンエラーが起きにくいというところは大きなメリットだと感じています。

更に、一括で連絡を送れることで、小さな改善が積み重なり、相当な工数削減ができております。

新卒での導入の効果は、分析の改善、質が格段に上がっている点です。
まず新卒採用では、分析がそもそもできていなかったという背景がありました。
基本的に歩留まりの計算は手計算もしくはExcelを使って人為的に行っていたので、とても時間がかかっていました。
現在では数字を出すことに時間がかからないため、工数削減にも繋がっていますし、工数削減できるとPDCAをより早く回すことができる為、例えば次のクールで選考を行う際に分析結果をすぐに生かすことができるなど、大きな改善につながりました。

また、プラスでの効果として、学生とのコミュニケーションに採用一括かんりくんのLINE機能を利用し、学生とのコミュニケーション密度がより濃くなっている印象をもっています。
例えばLINE連携をしている学生さんから、気軽な質問や「よろしくお願いします」のような一言連絡などの小さなものではありますが、より近い距離感でのコミュニケーションを生めるツールがあるのはすごくありがたいなと思っています。
ヒューマンエラーを抑え、質をあげるための行動を行うという「採用DX」に当たる抜本的な採用改革ができるようになってきていると感じています。

例えばどのような分析を行い、改善することができているのか教えてください。

具体的には「会社説明会の開催時間は、お昼がいいのか夕方がいいのか」や「どの曜日が集まりやすいのか」、「連絡頻度」などを分析しています。
他にも、会社説明会の集客を「週1回で案内する場合と隔週で案内する場合ではどちらの反応が良いのか」などをそのタイミングで分析することができています。
また、エントリー経路ごとの分析も大いに活用しています。
マイナビで管理していた頃は、基本的にマイナビで集客を行っていました。しかし、採用一括かんりくん導入後は、マイナビ以外も多く利用しているため、エントリー経路はどこが効果的なのかを考える点で大事になってきています。
加えて、弊社では採用の方向性として「ナビだけに頼りすぎない採用」を掲げています。そのためナビ以外のイベントや別の経路からエントリーされた方が最終選考フェーズにどれだけの人数いらっしゃるのかなどを即座に可視化することができ、その数値の上で次の採用活動ではどの経路に力を入れた方がいいのかなど、「次に活かす」ための行動をとることができています。

セキュリティの強化における効果についても具体的に教えてください。

個人情報の保護がしっかりとできている点だと思います。
採用一括かんりくんを活用してアクセス可能なデータに権限をつけたりと、何かがあった際に、個人情報を提出してくださっている候補者様や社員を守ることができる状態にできています。

目指すは、「自社のチカラで採用ができる会社」

今後目指している理想の採用について教えてください。

中途採用では、エージェントの方に頼らない採用を目標にしています。
SNSやダイレクトリクルーティング等の様々な手法を利用しながら、情報発信をしつつ「転職するならアンファーがいいなぁ」というような候補者様の第一想起になるように「採用ブランディング」を行っていきたいです。
将来的には、募集ポジションがあるから数を回す面接ではなく、候補者様とコミュニケーションを取りながら、双方にとって最適な採用を目指したいです。

新卒採用の理想としては、やはり「ナビに頼らずにいかに自力で採用できるか」だと考えています。学生の視野にアンファーがもっともっと入っていけるよう、レベルアップしていきたいと思っています。
例えば、現状、業界に興味を持った学生が候補者様として多く集まっていますが、業界の枠を超えて、候補者様が興味を持ってくれるような企業になりたいと考えています。

引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。

貴重なお話をありがとうございました！