採用管理システムは未来への投資。 採用の仕組み化でデータを活用し続け一貫性のある採用を実現 

採用管理システムを導入しようと思った背景について教えてください。

管理システム導入の前は、弊社では人事部はもちろんバックオフィスの社員を持たず、採用活動は社長1人で行われている状況で、採用の体制は整っているとは言えませんでした。
そんな時に会社の規模、事業共に拡大し始め、現行の体制のまま採用を行い続けることで起こり得る課題を懸念して採用の基盤を築く必要があると考えたのが背景となります。
最初はスプレッドシートなどを自作で利用しようとも考えましたが、将来的にかかるであろう作業を考慮して採用管理システムの導入を選択しました。

課題があっての導入ではなく、未来への投資として管理システムを導入されたんですね。 では、会社に合う管理システムはどのように選定されたのか教えてください。

現在の業務内容と今後想定し得る課題を一度全て洗い出しました。その中で理想の状態に対して重要度の高いものは何かを元に優先順位をつけて選定しました。ある程度の機能はどの採用管理システムも兼ね備えていると判断し、「将来の変化に対応できるようなカスタマイズ性」は特にみていたポイントです。将来の変化に対応できるようにしたいと考えていた理由は外部の環境変化ももちろんですが、短期的に方針や手法が変化するという会社の文化を考慮してのことになります。

今後想定し得ると考えていた課題や具体的に危惧していたことについて教えてください。

想定し得ると考えていたのは採用業務に他の業務が圧迫されることです。
前提として人事部が当時一人だったので採用以外の業務もあり、現状かかっている工数と今後かかるであろう工数を極力一個一個のボリュームを減らしたいという願望がありました。
また、危惧していたこととしては、採用における正式なデータが残せないことによる弊害ですね。
データが残せないことにより、採用業務に関わる社員との連携が上手くできないことや根拠のある戦略や改善ができないことが容易に考えられたためです。人事だけではなく現場のマネージャーなど社員にも採用には携わってもらうため、協力を仰ぐ社員もわかりやすく、過不足のないコミュニケーションをとりたいと考えていました。

採用一括かんりくんを導入してデータを蓄積できるようになってきているかと思うのですが、分析で重要視しているポイントがあれば教えてください。

分析で重要視しているポイントは、主に2つです。一つ目は「歩留まり」で、どの採用フェーズにおいて、候補者がどれだけの割合で進行し、最終的に採用となっているかを重要視しています。２つ目は「候補者データ」で、過去の選考候補者の経歴、辞退理由、評価理由などのデータを分析し、同様の候補者の選考の際に参考にしています。データを元にすることで選考合格の根拠も強化されますし、属人的な意思決定を最小限に抑えて再現性のある採用を実現できると考えています。

導入の効果を教えてください。

情報共有における業務工数の削減と社内連携の強化が効果のあった点です。導入前は特に情報共有の場面で工数を感じていたのですが、工数を感じていた作業はほとんど削減されています。
各担当者が必要な情報にアクセスしやすくなったため、チャット上の会話を遡ったり手動で情報共有をしたりといった業務がなくなりました。
また、記憶に頼って現状の進捗を追っていたこともあるので、現状の進捗情報が簡単に可視化されることについても満足しています。

2点目の社内連携の強化については情報共有がしやすくなったことによる効果なのですが、マネージャーや社長など採用に携わる人間とより協力的に採用を行えていると感じています。

情報共有に工数を感じていたとのことでしたが、導入によってどのような変化がありましたか？

正直ラリー回数等は大きくは変わらないのですが、選考結果や評価を待つ時間や情報共有の手間が圧倒的に削減でき、面接の質向上ができていることはいい変化だと考えています。
データが確実に蓄積されていることで無駄な確認のやり取りや見落としはなくなりましたし、情報共有の抜け漏れなどもなくなりました。また、社内での時間が短縮されたことにより、候補者への対応のスピードが早くなりました。

効果のあった機能や使いやすいと感じられている機能について教えてください。

使いやすい機能はエントリーフォームやアンケート機能です。
URLごとに希望の質問を組み込むことができるので弊社の欲しい情報を過不足なく候補者から聞くことができます。選考フェーズによって確認したいポイントも異なるので、自社の採用に合わせて聞きたい項目などを細かく設定できるのでとても重宝しています。

他社の採用管理システムではなく採用一括かんりくんをお選びいただいた決め手を教えてください。

冒頭でもお話ししたのですが、比較したどの管理システムを選んでもできる事のベースは変わらないと考えていました。
その中でどれにするかの決め手は2つあり、1つめは「コストパフォーマンス 」です。
今後想定し得る課題への対策という「未来への投資」で導入を検討したため、コストを抑えて導入できることが検討のハードルをかなり低くしました。また、弊社が行いたいと思っていたことは全て実現できるような機能を有していたためです。

2点目は「カスタマイズ性」です。未来への投資ということもあり、今後どのような採用状況になったとしても対応できる柔軟さを重視していました。
システムの導入となると、自社のこれまでの「やりたいこと」を完璧に実現するにはシステムだけではなくスプレッドシート等で補完しなければならないといったことがありがちだと思います。
ですが採用一括かんりくんはカスタマイズ性が高く、後から項目を追加したりそれぞれで設定を変更することなど詳細な変更も可能なため「やりたいこと」は全て実現できていると感じています。

今後、御社の中で、どんな採用を目指していきたいか教えてください。

ログを残し、数字やデータを生かし続けた採用を実現していきたいです。

例えば似たような選考状況や結果を振り返ることで、より会社にマッチした人材を採用する際の判断ができるかもしれません。データを用いることで最適な媒体にお金をかけられるようになり、結果として候補者を集める際の投資金額の最適化ができたり、候補者への対応時間を増やすところは増やし、減らすところには減らすという限られているリソースの使い分けもできたりと、結果人事の負担軽減にもなると考えているためです。

二つ目の理由としては現在のメンバーが変わってしまったとしても、採用を一貫性のあるものに維持するためです。
数字は過去の結果であり、感情や主観的な要因ではないと考えているため人事の変動や退職、新しいメンバーの追加などがあっても、同じ基準とデータに基づいて仕事を行うことができるため属人化しないためにも必要な要素であると考えています。

採用一括かんりくんを導入したことによるこの基盤をもとに、自社の求める「採用」を実現していきたいです。

引き続きHRクラウドがご支援できるよう改善を進めてまいります。

貴重なお話をありがとうございました！